▷ Comment organiser un webinar à succès ?

Les webinaires sont devenus l’un des moyens les plus populaires de promouvoir une entreprise. Ils sont si efficaces parce qu’ils offrent une immersion que les autres forums de médias n’offrent pas et que les participants reçoivent directement des informations en temps réel, sans parler de l’interactivité des sessions de questions-réponses…

Si vous lisez cet article et que vous n’avez aucune idée de ce que signifie le mot « webinaire », il s’agit d’une méthode de communication avec un groupe via une plate-forme spécifique, avec la possibilité de partager des informations avec eux sous forme de voix, de texte, de diapositives, de multimédia, etc.

Le terme « webinaire » est un jeu de mots sur le mot « séminaire », car c’est ce qu’il est fondamentalement – un séminaire sur le Web.

Afin d’utiliser un webinaire pour promouvoir votre entreprise, vous devez connaître les secrets d’un webinaire réussi.

Cet article vous aidera à développer votre idée afin d’organiser le meilleur webinaire possible. En outre, nous aborderons d’autres concepts essentiels aux webinaires, tels que l’équipement dont vous aurez besoin, la maîtrise des questions-réponses, la collaboration avec des co-organisateurs et le recrutement de personnel, et bien plus encore.

Pré-requis nécessaires pour organiser un webinaire réussi

Avant de commencer, il est important de préparer votre webinaire en regroupant tout ce dont vous aurez besoin. En effet certains éléments matériels et logiciels sont nécessaires à l’organisation d’un webinaire réussi. Comprendre comment les utiliser correctement vous permettra de devenir un meilleur organisateur de webinaire.

Votre connexion Internet

Commençons par votre connexion Internet. Il s’agit d’un aspect important des webinaires, car vos données vont être diffusées à des dizaines ou des centaines de personnes et vous ne pouvez pas laisser ces données s’interrompre à des moments inopportuns. Ce n’est pas bon pour votre entreprise.

Assurez-vous que votre connexion Internet est ultra-rapide, disons 10 mbps minimum, et que vous utilisez une connexion filaire. N’utilisez pas de connexion Wi-Fi, car elle est beaucoup plus instable qu’une connexion LAN.

Cela signifie que vous allez devoir faire le webinaire chez vous ou au bureau, dans un endroit où vous avez accès une connexion privée ou un endroit où vous pouvez brancher un câble LAN qui vous permet de vous connecter directement.

Si vous devez le faire, vous pouvez utiliser le Wi-Fi, mais n’oubliez pas que vos données ne seront pas toujours transmises à tous les participants.

La plupart du temps, les gens vous feront savoir qu’ils ne vous ont pas entendu ou qu’ils n’ont pas saisi le dernier concept dont vous parliez. Mais si cela se produit trop souvent pour une multitude de personnes participant à votre webinaire, vous constaterez que très peu d’entre elles voudront revenir pour une prochaine session.

Votre ordinateur

Votre ordinateur est le prochain élément dont nous allons parler, car il est tout aussi important que votre plate-forme ou le type de connexion Internet dont vous disposez. En fait, ces trois éléments se partagent la première place si vous deviez essayer de classer par ordre de priorité l’équipement dont vous avez besoin pour un webinaire.

Comme votre ordinateur devra exécuter plusieurs programmes à la fois, vous devrez disposer d’un processeur assez puissant et d’une bonne vitesse d’exécution. Vous devrez également disposer de beaucoup de mémoire vive et d’une bonne carte son.

La plupart des gens devront se contenter de l’ordinateur qu’ils ont actuellement, mais voici quelques conseils pour rendre votre ordinateur un peu plus rapide afin de vous assurer que vous n’aurez aucun problème à organiser votre webinaire :

La plate-forme

Ensuite, nous allons aborder la question de la plate-forme que vous allez utiliser. La plateforme est un choix très important, car elle détermine la qualité de votre webinaire et ce que vous pourrez faire pendant celui-ci.

Il existe de nombreuses fonctionnalités offertes par les plateformes de webinaires sur le marché aujourd’hui.

Voici quelques-unes de ces fonctionnalités.

Il ne s’agit là que d’une infime partie des fonctionnalités que vous pouvez obtenir avec votre plateforme de webinaire. En fait, la plateforme fait tout pour vous, en permettant aux gens de se connecter et en vous donnant des privilèges administratifs sur le webinaire.

En ce qui concerne le coût, il varie considérablement d’un service à l’autre. Par exemple, vous devrez peut-être payer 20 $ par mois pour accueillir 25 participants avec un service, tandis qu’un autre ne proposera que 99 $ par mois avec 100 participants comme point de départ.

Le point commun de tous ces services est qu’ils proposent une tarification par tranches, dont le coût est fonction du nombre de participants que vous pouvez accueillir pour votre webinaire.

Il existe de nombreuses plates-formes et il est difficile d’en recommander une en particulier, car celle dont vous avez besoin dépend de votre sujet, de votre budget et des fonctionnalités dont vous avez besoin.

Cependant, WebinarJam est un choix très populaire, mais vous pouvez découvrir d’autres plateformes de webinaire qui existent.

Microphone ou casque d’écoute

Vous aurez également besoin d’un microphone et d’un casque afin de pouvoir parler aux participants de votre webinaire. Il s’agit d’un achat extrêmement important, car vous avez besoin qu’ils puissent vous entendre clairement et comprendre ce que vous dites.

Partage d’écran et programmes supplémentaires

Vous aurez besoin d’un programme comme PowerPoint de Microsoft si vous voulez faire un diaporama. Pour ce faire, il suffit généralement de mettre votre présentation PowerPoint en plein écran après avoir partagé votre écran avec les participants.

Si vous prévoyez de faire d’autres types de présentations, comme la lecture d’une vidéo ou la démonstration d’un logiciel, il est évident que ces programmes devront être installés et exécutés lors de votre webinaire.

Webcams, éclairage et fonds de scène

Enfin, si vous prévoyez de ne pas partager votre écran, mais de parler au public avec une webcam braquée sur vous, assurez-vous d’obtenir une webcam qui diffuse en HD et veillez à avoir une toile de fond solide, comme un mur vierge ou un rideau accroché derrière vous. Puis expérimentez avec l’éclairage jusqu’à ce que vous obteniez la meilleure image de vous-même sur la webcam.

Vous pouvez généralement utiliser l’éclairage et le fond de votre maison ou de votre bureau.

Comment réussir votre webinaire ?

Après avoir défini ce dont vous avez besoin pour réaliser un webinaire à succès, il est temps de voir comment procéder :

Première étape : choisir votre sujet

La première étape consiste donc à choisir un sujet. Si vous savez quel sera votre créneau et si vous avez déterminé le sujet de votre présentation, vous êtes prêt à passer aux étapes suivantes du processus, détaillées ci-dessous.

Si vous n’avez pas de sujet, il n’y a guère d’intérêt à passer à l’étape suivante, car vous ne pouvez même pas faire une publicité correcte si vous ne savez pas sur quoi portera votre webinaire.

Deuxième étape : commencez à promouvoir votre webinaire plusieurs mois à l’avance.

L’un des moyens les plus efficaces de promouvoir un webinaire est d’utiliser le marketing par email. Envoyer des newsletters sur votre prochain webinaire à une grande liste d’adresses électroniques entraînera certainement quelques inscriptions, à condition que la liste soit principalement composée de personnes susceptibles de trouver le sujet intéressant.

Si vous disposez déjà d’une liste d’adresses électroniques, vous pouvez commencer la promotion environ 60 jours avant votre webinaire.

Si vous n’avez pas encore de liste d’adresses électroniques, vous devez commencer à faire de la promotion beaucoup, beaucoup plus tôt, afin de pouvoir construire votre liste d’adresses électroniques.

Vous devrez trouver un moyen de diriger les gens vers une liste d’e-mails et de les inciter à s’inscrire. Bien sûr, vous pouvez choisir d’utiliser une autre méthode de promotion jusqu’à ce que vous puissiez constituer une liste d’adresses électroniques.

Troisième étape : Rédiger un script

Vous allez maintenant rédiger le script de votre présentation. Ne vous inquiétez pas si vous le lisez après coup et pensez qu’il est horrible ou si vous avez du mal à le créer. Il suffit de faire un squelette de base d’un script et vous pouvez remplir les blancs plus tard.

Commencez par décider de ce que vous allez présenter.

Si vous parvenez à déterminer ce que vous voulez dire exactement et la manière dont vous voulez le dire, vous pouvez confier à un écrivain professionnel le soin de rédiger la majeure partie du texte à votre place.

L’inconvénient de cette option est que vous ne mettez pas vraiment votre personnalité dans la présentation et les gens le remarqueront probablement.

Quatrième étape : Préparez vos diapositives

L’étape suivante, une fois que vous avez un script, consiste à préparer vos diapositives et à les faire correspondre au script. Vous pouvez soit parcourir le script en premier et noter où vous voulez inclure les diapositives et ce que vous voulez qu’elles soient, soit faire le contraire.

Ainsi il faudra d’abord faire le diaporama et ensuite assembler le scénario autour des diapositives – ou simplement écrire tout le scénario autour de vos diapositives. Vous pouvez utiliser un programme comme PowerPoint pour présenter les diapositives, puis utiliser des programmes comme Photoshop si vous avez besoin de créer des graphiques particuliers qui ne sont pas disponibles dans votre logiciel de présentation.

Si vous avez du mal avec les deux dernières étapes, n’hésitez surtout pas à les déléguer à un freelance que vous pouvez trouver sur 5euros.com par exemple.

Cinquième étape : Déterminez si vous avez besoin d’autres multimédias

Décidez si vous voulez utiliser d’autres multimédias avec votre présentation. Par exemple, vous pouvez utiliser une vidéo si elle fait mieux ressortir un point que votre diapositive. Vous pouvez également avoir besoin d’utiliser d’autres logiciels, par exemple si vous essayez de faire une démonstration d’une technique particulière.

Quel que soit le multimédia dont vous avez besoin pour votre webinaire, vous devez vous assurer qu’il est préparé bien à l’avance afin de pouvoir l’utiliser lors des exercices pratiques décrits ci-dessous. Imaginez l’utiliser pour la première fois le jour du webinaire et découvrir que la vidéo autour de laquelle vous avez construit 15 minutes de votre webinaire est inutilisable.

Sixième étape : Pratiquez votre présentation

Vous devez absolument vous entraîner. Vous devez vous entraîner à utiliser la plate-forme avec quelques échantillons de participants. C’est pourquoi ces plates-formes pratiquent généralement un prix mensuel ou annuel plutôt qu’un prix par webinaire.

Entraînez-vous plusieurs fois à vos webinaires et enregistrez-vous afin de pouvoir revoir les traits de votre visage, votre langage corporel, votre apparence dans les lumières et sur la toile de fond et, surtout, le professionnalisme de votre présentation.

Septième étape : Faites une répétition générale

On ne saurait trop insister sur ce point.

Vous devez faire au moins une répétition générale complète, comme vous le feriez le jour de votre lancement. Vous utiliserez tout l’équipement que vous avez mis en place, toutes les diapositives ainsi que les autres supports multimédias, vous porterez vos vêtements professionnels et vous utiliserez les lumières et les fonds de scène.

Continuez si vous vous trompez et faites comme si c’était en direct. La seule différence est que vous aurez un public beaucoup plus restreint.

Après la répétition générale (qui devrait idéalement avoir lieu un jour ou deux avant le véritable webinaire), revoyez la bande et déterminez où se situent les problèmes.

Si vous avez eu un problème technique ou si vous avez trébuché sur une partie de votre présentation, élaborez une stratégie pour résoudre ces problèmes avant le webinaire réel.

Huitième étape : Commencez votre présentation tôt

Enfin, la dernière étape consiste à commencer votre webinaire plus tôt que prévu. Commencez au moins une heure plus tôt que l’heure à laquelle les gens sont censés se présenter.

Il y a plusieurs raisons à cela. Premièrement, vous avez le temps de résoudre les problèmes techniques de dernière minute, deuxièmement, vous pouvez répondre aux questions des participants qui arrivent tôt, ce qui vous permet de consacrer plus de temps aux autres questions de votre webinaire et troisièmement, vous vous sentirez beaucoup moins sous pression si vous êtes déjà là depuis une heure au lieu de vous présenter cinq minutes avant le début.

Je vous souhaite du succès pour votre webinaire.

A propos de l’auteur

Smith KD : web marketeur et spécialiste en création et optimisation de tunnels de vente qualifié de l’agence Aveckd. Je vous aide à démarrer, à automatiser et à scaler votre business en ligne, grâce à la création de tunnels de vente qualifiés.

Liens utiles :

Gary utilities : https://www.clubic.com/telecharger-fiche73266-glary-utilities.html

Liste des autres bonnes plateformes de Webinaire : https://blog.hubspot.fr/marketing/plateforme-webinar

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